网上报销系统在企业中的应用

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随着信息化工作的统一部署和财务集约化的要求,传统意义上的企业员工报销模式已不再适应时代的步伐,网上报销的出现,也将传统会计的改革推进了一大步,为提高企业运营的信息化水平,财务集约化管理奠定了良好的基础。

1.网上报销系统的定义

网 上报销系统是实现人、财、物集中管控的重要内容之一,该模块技术先进、功能实用,集报表查询、单据审批、单据填报、财务处理及报表功能于一体。该系统包括 差旅费、办公费、会议费、医药费、业务招待费等、备用金借款、车辆使用费、职工福利费、职工教育经费、其他运营费用10大类,共37项具体业务类型。

2.传统报销模式存在的问题

传 统的报销模式采用的是线下手工报销,需要报销员工将取得的原始凭证粘好后附上相关证明资料,再经过部门主管及相关领导的签字后方可到财务部报账。这个过程 不仅手续繁杂,而且效率很低,因为某一位领导出差,可能报销的费用需要领导回来后才能处理,不但影响到员工的报销速度,也一定程度影响到了入账时间,使财 会部门无法及时准确的反映出相应的数据信息,无法做好预算及资金管理工作。

另外,传统模式需要手工填制报销单、报销数据相关资料,由于手工填制就会出现字迹潦草、费用金额数据不详实、给记账、审核等工作都带来了很多不便,同时,如果出现无法确定的问题还需要向报账人员重新核对数据,这样延长了报销的时间。

与此同时,如果采用手工支付方式,财务人员无法实时统计分析各部门费用使用情况,不能进行预算控制,员工也不能实现查询自已报销单据状态,进而影响工作效率。

3.网上报销系统应用优势

网上报销系统,提高了凭证的流转速度和管理效率,实现原始凭证的全寿命的周期管理,加强关键环节和重点业务管控,解决会计原始凭证线外审批长、传递速度慢等问题,构建流程优化、标准统一的原始凭证管理体系。

程 序规范合理,有效的控制费用。根据不同业务类型(如差旅费、办公费、车辆费用),实现了经办人进行报销申请、主管领导进行审批、不符合标准予以退回的流程 和处理人实时信息查询,无论进行到哪一个流程只要点击查询此业务单据就可以查询当前状态。网上报销系统还能根据实际需要的相关人员对员工报销人员的实际金 额或其他限制性业务权限进行控制。

避免了手工录入支付凭证的问题,不再需要用手工填制原始凭证的相关信息,报销业务涉及到的大量会计账务处 理工作,由相关人员提交的信息自动生成的相关凭证信息,直接到会计核算岗位,其工作人员根据已流转到本岗位的业务信息,经确认后,系统会自动生成会计凭 证。这样一来在减少了工作环节的同时更保证了数据的准确性。

功能齐全,方便查询。员工报销系统实现个人管理功能,方便员工了解账务情况的查 询和管理,可以进行“一站式”查询,即只要输入员工编号或姓名即可查询该员工为哪个部门、已报销单据、单据到哪个环节、报销金额、报销事项、单据退回原因 等等相关问题。更主要的是系统解决了员工借款查询的问题,传统的报销方式报销前要到相关部门确认是否有个人借款,如未清理,则不予支付。而网上报销系统则 可以实现查询功能,不再需要到财务往来会计处再去核对数据。

最后,网上报销系统的应用,使日常工作得到了规范与控制,同时降低了企业风险隐患,是企业财务集约化的体现,有力推动了企业管理提升和效益提升。

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